Chuyển đổi số cơ sở là gì? Vai trò, thực trạng và giải pháp hiệu quả
Chuyển đổi số cơ sở đang được nhắc đến ngày càng nhiều trong các nghị quyết, kế hoạch, báo cáo tổng kết và hội nghị chuyên đề. Tuy nhiên, thực tế ở không ít xã, phường vẫn cho thấy một khoảng cách khá lớn giữa chủ trương và kết quả thực hiện. Có phần mềm nhưng chưa khai thác hiệu quả, có chỉ đạo nhưng cách làm vẫn cũ, có báo cáo đẹp nhưng người dân và cán bộ trực tiếp chưa cảm nhận rõ sự thay đổi. Vì vậy, vấn đề đặt ra hiện nay không chỉ là nói về Chuyển đổi số cơ sở, mà quan trọng hơn là phải hiểu đúng bản chất, làm đúng trọng tâm và tạo ra hiệu quả thực chất. Chỉ khi đi vào nhu cầu thật, việc thật, kết quả thật thì Chuyển đổi số cơ sở mới không dừng lại trên giấy mà trở thành động lực nâng cao chất lượng quản lý và phục vụ Nhân dân.
Chuyển đổi số cơ sở: Hiểu đúng để làm thật, hiệu quả thật
Chuyển đổi số cơ sở đang trở thành yêu cầu tất yếu trong quá trình đổi mới phương thức lãnh đạo, quản lý, điều hành và phục vụ Nhân dân ở xã, phường. Tuy nhiên, ở nhiều nơi, việc triển khai vẫn còn mang tính hình thức: có phần mềm nhưng ít dùng, có kế hoạch nhưng thiếu đồng bộ, có báo cáo nhưng hiệu quả thực tế chưa rõ nét. Điều đó cho thấy muốn Chuyển đổi số cơ sở đi vào cuộc sống thì không thể chỉ dừng ở khẩu hiệu, mà phải bắt đầu từ nhận thức đúng, cách làm đúng và mục tiêu đúng. Khi được triển khai sát thực tiễn, Chuyển đổi số cơ sở sẽ góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dân, cải cách hành chính, tăng hiệu quả quản lý nhà nước và thúc đẩy phát triển địa phương theo hướng hiện đại.
1. Chuyển đổi số cơ sở là gì?
Hiểu một cách đơn giản, Chuyển đổi số cơ sở là quá trình ứng dụng công nghệ số vào hoạt động quản lý, điều hành, cung cấp dịch vụ công và tương tác với người dân ngay từ cấp gần dân nhất như xã, phường, thôn, tổ dân phố. Đây không chỉ là việc đưa máy tính, phần mềm hay hồ sơ điện tử vào làm việc, mà là thay đổi cả cách vận hành công việc dựa trên dữ liệu, nền tảng số và quy trình số.
Nói cách khác, nếu trước đây nhiều công việc được xử lý bằng giấy tờ thủ công, trao đổi trực tiếp, tổng hợp báo cáo chậm và khó kiểm tra, thì nay có thể thực hiện trên môi trường số: tiếp nhận hồ sơ trực tuyến, ký số văn bản, quản lý dân cư bằng dữ liệu, gửi thông báo qua các nền tảng số, tra cứu thủ tục nhanh hơn và giảm thời gian đi lại cho người dân.
Điểm cốt lõi của Chuyển đổi số cơ sở không nằm ở việc có bao nhiêu thiết bị hay phần mềm, mà ở chỗ công nghệ có giúp giải quyết việc thực chất hay không. Một địa phương được coi là làm tốt không phải vì có nhiều ứng dụng, mà vì cán bộ xử lý việc nhanh hơn, người dân tiếp cận dịch vụ thuận tiện hơn, thông tin minh bạch hơn và bộ máy vận hành hiệu quả hơn.
Vì vậy, khi nói đến Chuyển đổi số cơ sở, cần tránh cách hiểu quá hẹp là “tin học hóa” đơn thuần. Đây là quá trình đổi mới toàn diện từ tư duy, quy trình, cách phối hợp công việc đến phương thức phục vụ người dân và doanh nghiệp.
2. Vai trò của chuyển đổi số tại cấp cơ sở
Cấp cơ sở là nơi trực tiếp tiếp xúc với người dân hằng ngày, giải quyết phần lớn các thủ tục hành chính, phản ánh dân sinh, đất đai, hộ tịch, an sinh xã hội, trật tự đô thị, môi trường và nhiều vấn đề thiết thực khác. Vì vậy, Chuyển đổi số cơ sở có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc nâng cao chất lượng quản lý và phục vụ.
Trước hết, chuyển đổi số góp phần thúc đẩy cải cách hành chính. Khi hồ sơ, quy trình, biểu mẫu và kết quả được số hóa, cán bộ có thể xử lý công việc nhanh hơn, giảm giấy tờ, giảm thời gian chuyển hồ sơ qua nhiều khâu. Người dân cũng tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí đi lại khi có thể nộp hồ sơ trực tuyến, tra cứu tiến độ xử lý hoặc nhận thông báo qua điện thoại.
Thứ hai, Chuyển đổi số cơ sở giúp tăng tính công khai, minh bạch. Các thủ tục, quy trình, thời hạn giải quyết, kết quả xử lý được cập nhật rõ ràng trên hệ thống sẽ hạn chế tình trạng chậm trễ, thiếu thống nhất hoặc khó kiểm soát. Lãnh đạo địa phương có thể theo dõi tiến độ công việc, phát hiện điểm nghẽn và kịp thời chỉ đạo xử lý.
Thứ ba, chuyển đổi số hỗ trợ nâng cao hiệu quả quản trị địa phương. Khi dữ liệu được cập nhật đầy đủ, liên thông và dùng chung, việc thống kê, báo cáo, theo dõi dân cư, an sinh, phản ánh hiện trường, quản lý đất đai, trật tự xây dựng hay các chỉ tiêu phát triển kinh tế – xã hội sẽ chính xác và kịp thời hơn. Điều này giúp cấp ủy, chính quyền cơ sở ra quyết định nhanh và sát thực tế.
Thứ tư, Chuyển đổi số cơ sở tạo nền tảng để phục vụ người dân tốt hơn. Mục tiêu cuối cùng của chuyển đổi số không phải là “đẹp về báo cáo”, mà là để người dân cảm nhận được sự thuận tiện: thủ tục dễ hiểu hơn, tiếp cận thông tin nhanh hơn, phản ánh kiến nghị dễ hơn và được giải quyết minh bạch hơn.
Trong bối cảnh hiện nay, nếu cấp cơ sở làm tốt chuyển đổi số thì sẽ tạo ra hiệu ứng lan tỏa rất lớn. Bởi đây là nơi gần dân nhất, tác động trực tiếp nhất và cũng là nơi dễ nhìn thấy nhất hiệu quả thực chất của công cuộc đổi mới.
3. Thực trạng hiện nay
Thực tế cho thấy, Chuyển đổi số cơ sở đã được quan tâm triển khai ở nhiều địa phương, nhưng mức độ đồng đều và hiệu quả thực chất còn khác nhau. Một số nơi đã có bước tiến tích cực trong sử dụng dịch vụ công trực tuyến, ký số văn bản, xây dựng nhóm Zalo cộng đồng, triển khai tổ công nghệ số cộng đồng, số hóa hồ sơ và cập nhật dữ liệu dân cư. Tuy nhiên, không ít nơi vẫn gặp nhiều khó khăn.
Khó khăn đầu tiên là nhận thức chưa thật sự đồng đều. Một bộ phận cán bộ vẫn xem chuyển đổi số là nhiệm vụ phụ, làm để hoàn thành chỉ tiêu, chưa coi đây là công cụ thiết thực để đổi mới cách làm việc. Khi nhận thức chưa đầy đủ, việc triển khai thường mang tính đối phó, thiếu quyết tâm và thiếu chiều sâu.
Khó khăn thứ hai là hạ tầng và trang thiết bị ở một số nơi còn hạn chế. Đường truyền mạng chưa ổn định, thiết bị cũ, thiếu đồng bộ, phần mềm chồng chéo, dữ liệu phân tán khiến việc vận hành gặp nhiều bất cập. Có nơi cán bộ phải nhập dữ liệu nhiều lần trên nhiều hệ thống khác nhau, làm tăng khối lượng công việc nhưng hiệu quả không tương xứng.
Khó khăn thứ ba là kỹ năng số của cán bộ và người dân còn chưa đồng đều. Một số cán bộ lớn tuổi chưa quen sử dụng nền tảng số; một bộ phận người dân, nhất là người cao tuổi, lao động tự do hoặc người ít tiếp cận công nghệ, còn ngại sử dụng dịch vụ công trực tuyến. Điều này khiến nhiều tiện ích số đã có nhưng chưa được khai thác hiệu quả.
Khó khăn thứ tư là dữ liệu chưa thật sự “sống” và chưa liên thông tốt. Nhiều nơi có dữ liệu nhưng cập nhật chưa thường xuyên, thiếu chuẩn hóa, khó khai thác. Nếu dữ liệu không đầy đủ, không chính xác hoặc không dùng chung được thì chuyển đổi số rất khó tạo ra giá trị thực.
Ngoài ra, vẫn còn tình trạng triển khai theo phong trào: lập kế hoạch khá đầy đủ, tổ chức phát động rầm rộ, nhưng sau một thời gian thì thiếu kiểm tra, thiếu đánh giá định lượng, thiếu mô hình cụ thể để duy trì bền vững. Đây là nguyên nhân khiến Chuyển đổi số cơ sở ở một số địa phương “nói nhiều nhưng chuyển biến ít”.
4. Các mô hình hiệu quả
Để Chuyển đổi số cơ sở đi vào thực chất, nhiều địa phương đã lựa chọn các mô hình gần dân, dễ làm, dễ nhân rộng. Những mô hình này không cần quá phức tạp về công nghệ, nhưng nếu làm đúng cách sẽ mang lại hiệu quả rõ rệt.
Tổ công nghệ số cộng đồng
Đây là mô hình rất thiết thực trong việc hỗ trợ người dân tiếp cận công nghệ số. Thành viên tổ có thể là cán bộ, đoàn viên, hội viên, giáo viên, người trẻ có kỹ năng công nghệ. Họ hỗ trợ người dân cài đặt ứng dụng cần thiết, tạo tài khoản dịch vụ công, hướng dẫn thanh toán không dùng tiền mặt, tra cứu thông tin, sử dụng nền tảng phản ánh kiến nghị hoặc tiếp cận các tiện ích số cơ bản.
Giá trị lớn nhất của mô hình này là “cầm tay chỉ việc”, giúp người dân không bị bỏ lại phía sau trong quá trình chuyển đổi số. Ở cơ sở, đây là cách làm hiệu quả vì gần dân, sát dân và dễ tạo niềm tin.
Triển khai dịch vụ công trực tuyến là một nội dung quan trọng của Chuyển đổi số cơ sở. Khi người dân có thể nộp hồ sơ trực tuyến, thanh toán lệ phí điện tử, tra cứu kết quả xử lý mà không phải đi lại nhiều lần, hiệu quả cải cách hành chính sẽ thể hiện rất rõ.
Muốn mô hình này phát huy hiệu quả, địa phương không chỉ dừng ở việc “có cổng dịch vụ công”, mà phải hỗ trợ người dân biết dùng, cán bộ biết hướng dẫn, quy trình phía sau phải được chuẩn hóa và xử lý đúng hạn. Khi đó, dịch vụ công trực tuyến mới thực sự trở thành công cụ phục vụ người dân chứ không phải chỉ là chỉ tiêu trên báo cáo.
Quản lý dân cư số
Quản lý dân cư số là nền tảng quan trọng để nâng cao chất lượng quản trị tại cơ sở. Khi dữ liệu dân cư được cập nhật đầy đủ, đồng bộ và khai thác hiệu quả, địa phương sẽ thuận lợi hơn trong công tác quản lý nhân hộ khẩu, an sinh xã hội, đối tượng chính sách, tiêm chủng, giáo dục, lao động, việc làm và nhiều lĩnh vực khác.
Mô hình này giúp giảm trùng lặp dữ liệu, tiết kiệm thời gian xác minh, nâng cao độ chính xác của thống kê và hỗ trợ ra quyết định nhanh hơn. Đây là một trong những hướng đi mang tính nền tảng để Chuyển đổi số cơ sở gắn với quản trị hiện đại.
5. Giải pháp nâng cao hiệu quả
Để Chuyển đổi số cơ sở không chỉ dừng ở phong trào mà trở thành động lực phát triển thật sự, cần tập trung vào một số giải pháp trọng tâm.
Nâng cao nhận thức
Nhận thức là khâu đầu tiên và quyết định thành công. Cấp ủy, chính quyền, cán bộ, công chức phải hiểu rằng chuyển đổi số không phải việc riêng của ngành công nghệ thông tin, mà là nhiệm vụ chung gắn trực tiếp với chất lượng công việc hằng ngày. Khi nhận thức chuyển đúng, hành động mới thực chất.
Cần tuyên truyền theo hướng dễ hiểu, gắn với lợi ích cụ thể: giảm thời gian xử lý hồ sơ, giảm giấy tờ, tăng minh bạch, phục vụ người dân tốt hơn. Với người dân, cần giúp họ thấy rõ chuyển đổi số mang lại tiện ích gì trong cuộc sống thường ngày.
Đào tạo cán bộ
Cán bộ là người trực tiếp vận hành hệ thống, hướng dẫn người dân và quyết định hiệu quả cuối cùng. Vì vậy, cần tăng cường đào tạo kỹ năng số theo hướng thực hành, ngắn gọn, sát công việc, tránh nặng lý thuyết. Nội dung đào tạo nên tập trung vào kỹ năng sử dụng phần mềm, ký số, xử lý hồ sơ điện tử, quản lý dữ liệu, bảo đảm an toàn thông tin và kỹ năng hỗ trợ người dân sử dụng dịch vụ số.
Đào tạo không nên làm một lần cho xong, mà cần được cập nhật thường xuyên theo yêu cầu công việc và mức độ thay đổi của các nền tảng số.
Hoàn thiện hạ tầng số
Không thể nói đến Chuyển đổi số cơ sở hiệu quả nếu thiếu hạ tầng phù hợp. Địa phương cần quan tâm đầu tư, nâng cấp đường truyền mạng, thiết bị làm việc, máy quét, hệ thống bảo mật, phần mềm dùng chung và các điều kiện kỹ thuật cần thiết khác. Hạ tầng không nhất thiết phải quá hiện đại ngay từ đầu, nhưng phải ổn định, đồng bộ và đủ để vận hành công việc thường xuyên.
Bên cạnh đó, cần ưu tiên lựa chọn các nền tảng dễ dùng, phù hợp với cấp cơ sở, tránh quá nhiều hệ thống rời rạc gây khó khăn cho cán bộ trong quá trình sử dụng.
Xây dựng dữ liệu dùng chung
Dữ liệu là “xương sống” của chuyển đổi số. Nếu không có dữ liệu đúng, đủ, sạch, sống thì các nền tảng số khó phát huy hiệu quả. Cơ sở cần chú trọng số hóa hồ sơ, cập nhật dữ liệu thường xuyên, chuẩn hóa thông tin và từng bước kết nối, liên thông giữa các lĩnh vực.
Khi dữ liệu dùng chung được hình thành, địa phương sẽ giảm được tình trạng nhập liệu lặp lại, tăng độ chính xác trong quản lý và hỗ trợ tốt hơn cho công tác chỉ đạo, điều hành. Đây là điều kiện quan trọng để Chuyển đổi số cơ sở phát triển bền vững.
Kết luận
Chuyển đổi số cơ sở không phải là câu chuyện xa vời hay chỉ dành cho cấp trên, mà bắt đầu từ những việc rất gần với đời sống hằng ngày của người dân và công việc thường xuyên của cán bộ ở xã, phường. Làm tốt chuyển đổi số ở cơ sở chính là làm cho bộ máy gần dân hơn, minh bạch hơn, hiệu quả hơn và phục vụ tốt hơn.
Muốn đạt được điều đó, cần bắt đầu từ nhận thức đúng, lựa chọn việc làm thiết thực, tập trung vào con người, hạ tầng và dữ liệu. Khi công nghệ được đưa vào đúng chỗ, đúng việc và đúng nhu cầu, Chuyển đổi số cơ sở sẽ không còn là khẩu hiệu trong văn bản hay hội nghị, mà trở thành kết quả cụ thể mà người dân có thể nhìn thấy, sử dụng và hưởng lợi mỗi ngày.
