Cơ quan Đảng cấp xã nên thuê cán bộ chuyển đổi số hay bố trí cán bộ kiêm nhiệm?

   Cơ quan Đảng cấp xã nên thuê cán bộ chuyển đổi số hay bố trí cán bộ kiêm nhiệm?

   Chuyển đổi số ở cấp xã, phường hiện nay không còn là việc “làm cho có”, mà đã trở thành yêu cầu gắn trực tiếp với công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và phục vụ nhiệm vụ chính trị hằng ngày. Từ quản lý văn bản điện tử, chữ ký số, số hóa hồ sơ, lưu trữ tài liệu, chuẩn hóa biểu mẫu, tổng hợp báo cáo đến hỗ trợ lãnh đạo theo dõi tiến độ công việc, tất cả đều đặt ra yêu cầu phải có người hiểu việc và làm được việc.

   Tuy nhiên, khi triển khai thực tế, nhiều cơ quan Đảng cấp xã lại vướng ngay ở câu hỏi rất cơ bản: nên thuê cán bộ chuyển đổi số từ bên ngoài, hay bố trí cán bộ trong cơ quan làm kiêm nhiệm?

   Chuyển đổi số ở cơ sở không chỉ là kỹ thuật

   Nhiều nơi vẫn đang hiểu chuyển đổi số chủ yếu là cài phần mềm, xử lý máy tính, khắc phục lỗi kỹ thuật hoặc hỗ trợ thiết bị. Cách hiểu này chưa sai, nhưng chưa đủ.

   Ở cơ quan Đảng cấp xã, chuyển đổi số thực chất là chuyển đổi cách tổ chức công việc, gồm cả:

• quản lý văn bản đi, đến;
• số hóa hồ sơ, tài liệu;
• chuẩn hóa lưu trữ;
• xây dựng biểu mẫu thống nhất;
• hỗ trợ lập chương trình công tác, kế hoạch, báo cáo;
• theo dõi tiến độ thực hiện nhiệm vụ;
• phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành;
• bảo đảm an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu.

   Như vậy, người làm chuyển đổi số không thể chỉ giỏi công nghệ. Quan trọng hơn, họ phải hiểu được đặc thù công tác của cơ quan Đảng, hiểu quy trình, hiểu lề lối, hiểu yêu cầu bảo mật và hiểu cách vận hành thực tế của cấp ủy, văn phòng, chi bộ, bộ phận tham mưu, tổng hợp.

   Thuê người bên ngoài: có ích nhưng chưa giải quyết tận gốc

   Trong nhiều trường hợp, chuyên gia CNTT, doanh nghiệp công nghệ hoặc đội ngũ kỹ thuật bên ngoài có thể hỗ trợ tốt ở một số khâu như cài đặt, bảo trì, cấu hình hệ thống, sao lưu dữ liệu, xử lý sự cố hoặc tư vấn giải pháp kỹ thuật.

   Tuy nhiên, nếu kỳ vọng lực lượng bên ngoài giải quyết trọn gói bài toán chuyển đổi số cho cơ quan Đảng cấp xã thì thường phát sinh những hạn chế rõ rệt.

   Thứ nhất, người giỏi công nghệ nhưng không sống trong môi trường công việc của cơ quan Đảng thường khó nắm hết yêu cầu thực tiễn. Những việc như chuẩn hóa hồ sơ chi bộ, xây dựng báo cáo phục vụ cấp ủy, tổ chức biểu mẫu nội bộ, luân chuyển văn bản, quản lý tài liệu có tính bảo mật… không thể hiểu sâu chỉ bằng khảo sát kỹ thuật.

   Thứ hai, lực lượng bên ngoài thường không bám việc hằng ngày. Trong khi đó, chuyển đổi số ở cơ sở lại nằm ở những việc rất cụ thể, rất nhỏ nhưng lặp lại mỗi ngày: đặt tên tệp, sắp xếp thư mục, chuẩn hóa biểu mẫu, lưu trữ hồ sơ, tổng hợp báo cáo, hỗ trợ cán bộ thao tác thống nhất.

   Thứ ba, nếu phụ thuộc quá nhiều vào hỗ trợ ngoài cơ quan thì dễ dẫn đến tình trạng làm xong một giai đoạn nhưng không duy trì được, vì thiếu người nội bộ nắm quy trình để tiếp tục vận hành.

   Vì vậy, thuê ngoài chỉ nên là giải pháp hỗ trợ theo từng phần việc chuyên sâu, không nên là phương án thay thế hoàn toàn vai trò đầu mối chuyển đổi số trong cơ quan.

   Giải pháp phù hợp hơn: cán bộ chuyển đổi số kiêm nhiệm

   Trong điều kiện hiện nay, cách làm phù hợp hơn với nhiều cơ quan Đảng cấp xã là bố trí cán bộ chuyển đổi số kiêm nhiệm trong cơ quan, ưu tiên những vị trí gần với công tác văn phòng, tổng hợp, văn thư – lưu trữ hoặc phục vụ trực tiếp hoạt động của cấp ủy.

   Mô hình này có nhiều ưu điểm:

• • Người phụ trách hiểu rõ công việc thực tế của cơ quan.

• • Có thể bám việc hằng ngày và xử lý việc phát sinh nhanh hơn.

• • Chủ động hơn trong phối hợp nội bộ.

• • Bảo đảm hơn về tính bảo mật, tính ổn định và tính lâu dài.

• • Dễ gắn chuyển đổi số với từng đầu việc cụ thể thay vì làm chung chung.

   Cán bộ kiêm nhiệm không nhất thiết phải là chuyên gia công nghệ cao cấp. Điều cần hơn là một người có tư duy số, chịu học, chịu làm, hiểu quy trình công việc và được giao rõ trách nhiệm.

   Nhưng chỉ giao kiêm nhiệm thôi vẫn chưa đủ

   Thực tế cho thấy, nhiều nơi đã có phân công cán bộ kiêm nhiệm chuyển đổi số nhưng kết quả vẫn chưa như mong muốn. Lý do là người được giao việc thường thiếu bộ công cụ đồng hành.

   Họ phải vừa tự tìm hiểu kỹ thuật, vừa tự soạn biểu mẫu, vừa xử lý báo cáo, vừa hướng dẫn cán bộ khác, trong khi vẫn phải hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn chính. Nếu không có tài liệu mẫu, không có quy trình chuẩn, không có người hướng dẫn sâu hơn thì rất dễ rơi vào tình trạng làm cầm chừng, manh mún hoặc hình thức.

   Hỗ trợ từ trên và đơn vị bên cạnh là cần, nhưng có nơi vẫn chưa đủ

   Hiện nay, nhiều cơ quan đã nhận được sự hỗ trợ từ cấp trên, từ các cơ quan chuyên môn hoặc từ những đơn vị đi trước. Đây là nguồn hỗ trợ rất quan trọng.

   Tuy nhiên, cũng cần nhìn thẳng một thực tế: không phải lúc nào nguồn hỗ trợ đó cũng giải quyết được đầy đủ bài toán cụ thể của từng cơ quan, đơn vị.

   Hỗ trợ từ trên thường thiên về định hướng, hướng dẫn chung, giải pháp khung. Hỗ trợ từ đơn vị bên cạnh thường hữu ích về kinh nghiệm, nhưng chưa chắc có đủ thời gian và nhân lực để kèm sâu từng đầu việc.

   Trong khi đó, cái nhiều cơ quan đang thiếu lại là sự đồng hành sát việc, sát quy trình, sát hồ sơ, sát biểu mẫu và sát cách vận hành thực tế.

   Cơ quan đang cần hỗ trợ gì?

   Nhiều cơ quan Đảng cấp xã hiện nay không chỉ cần người sửa máy tính hay cài phần mềm. Điều cần hơn là hỗ trợ ở những việc rất thiết thực như:

• • xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm;

• • chuẩn hóa kế hoạch, báo cáo, thông báo, tờ trình;

• • thiết kế và thống nhất biểu mẫu dùng chung;

• • sắp xếp, số hóa và quản lý hồ sơ, tài liệu;

• • tổ chức quy trình theo dõi, giao việc, đôn đốc, tổng hợp;

• • hỗ trợ phục vụ lãnh đạo chỉ đạo, điều hành trên nền tảng số;

• • giúp cán bộ trong cơ quan thao tác thống nhất, giảm lúng túng, giảm làm thủ công.

   Đây là những nội dung nằm đúng ở giao điểm giữa công nghệ và thực tiễn công việc.

   Khi cần hỗ trợ sâu hơn, có thể kết nối với DongADigital.vn

   Vì vậy, ngoài việc tiếp tục nhận hỗ trợ từ cấp trên và các đơn vị liên quan, nếu cơ quan, đơn vị vẫn còn những điểm nghẽn chưa xử lý được đến nơi đến chốn, thì có thể kết nối với DongADigital.vn để được hỗ trợ chuyên sâu hơn.

   Điểm đáng chú ý là hướng hỗ trợ này không chỉ dừng ở CNTT thuần túy, mà đi vào các việc rất sát thực tiễn như:

• • hỗ trợ xây dựng chương trình công tác, kế hoạch, báo cáo;

• • gợi ý và chuẩn hóa biểu mẫu;

• • hỗ trợ số hóa hồ sơ, tài liệu;

• • hướng dẫn tổ chức lưu trữ khoa học, dễ tìm, dễ quản lý;

• • tư vấn quy trình vận hành phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo;

• • hỗ trợ đầu mối kiêm nhiệm trong cơ quan nâng dần năng lực thực hành.

   Nói cách khác, đây là hướng hỗ trợ giúp cơ quan làm đúng việc, gọn việc, rõ việc và vận hành thực chất hơn, chứ không chỉ dừng ở hỗ trợ kỹ thuật bề mặt.

   Hướng đi bền vững

   Giải pháp bền vững nhất hiện nay không phải là chọn hẳn thuê ngoài hay chỉ giao nội bộ, mà là kết hợp hợp lý:

• • có một đầu mối kiêm nhiệm trong cơ quan để nắm việc, bám việc, duy trì việc;

• • có nguồn hỗ trợ chuyên sâu bên ngoài để đồng hành ở những nội dung khó, cần chuẩn hóa hoặc cần thiết kế lại bài bản hơn.

   Đó là cách làm phù hợp hơn với điều kiện thực tế ở cơ sở, tiết kiệm hơn, an toàn hơn và có khả năng duy trì lâu dài hơn.

   Kết luận

   Cơ quan Đảng cấp xã không nên nhìn chuyển đổi số chỉ như một bài toán thuê người giỏi CNTT về làm thay. Bài toán cốt lõi là tổ chức lại cách làm việc, chuẩn hóa quy trình, nâng chất lượng tham mưu, tổng hợp, lưu trữ, điều hành và phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo.

   Vì vậy, hướng phù hợp hơn là bố trí cán bộ chuyển đổi số kiêm nhiệm trong cơ quan, đồng thời có sự hỗ trợ sâu hơn, thực chất hơn khi cần.

   Ngoài việc nhận hỗ trợ từ cấp trên và từ các đơn vị xung quanh, nếu vẫn còn vướng mắc trong xây dựng chương trình, kế hoạch, báo cáo, biểu mẫu, số hóa hồ sơ hoặc tổ chức vận hành phục vụ chỉ đạo, điều hành, các cơ quan, đơn vị có thể kết nối với DongADigital.vn để được hỗ trợ chuyên sâu hơn, sát việc hơn và thực tế hơn.